De factuur

De factuur is een veel gebruikt bewijsmiddel in handelszaken. Iedereen krijgt bijna dagelijks facturen in de bus zodat er soms nauwelijks nog aandacht aan wordt besteed, maar toch zijn er een aantal grote gevaren gekoppeld aan de factuur.

De factuur houdt eigenlijk de bevestiging in van een schuldvordering die de ene partij heeft ten opzichte van de andere. Het is dus belangrijk dat, als u niet akkoord gaat met de inhoud van de factuur, u deze onmiddellijk en integraal protesteert, zoniet zal u geacht worden die te hebben aanvaard.

Factuurvoorwaarden

Niet alleen de grote lijnen van de factuur zijn belangrijk, ook de zogezegde ‘kleine lettertjes’, namelijk de ‘factuurvoorwaarden’ mogen niet uit het oog verloren worden. Bijna niemand leest die maar de inhoud van die voorwaarden kan toch belangrijke gevolgen hebben voor de relatie die u heeft met de koper/verkoper.

Als handelaar is het dan ook belangrijk dat u goede en correcte factuurvoorwaarden opstelt, want bij betwistingen zijn die meestal de spelregels. De rechter zal die altijd opvragen en indien nodig de bepalingen herleiden tot wat wettelijk is toegestaan.

U kan al heel wat discussie uitsluiten door gebruik te maken van duidelijke contractvoorwaarden. U vermeldt deze dan op de voorzijde van het document (bestelbon en/of factuur) of op de achterzijde (met een duidelijke verwijzing op de voorzijde, zoals: “Onze contractvoorwaarden op de achterzijde maken deel uit van deze overeenkomst”).

Wanneer u met bestelbonnen werkt, vermeldt u in elk geval ook hierop uw voorwaarden.

Voorwaarden die voor het eerst opduiken tijdens de facturatie dreigen immers buiten toepassing gesteld te worden.

Als u geen bestelbon opmaakt, plaatst u de voorwaarden op de factuur. Bij gebrek aan tijdig protest zal de klant dan geacht worden de factuur en bijhorende voorwaarden te hebben aanvaard. Let wel: het bovenstaande is van toepassing in de contracten tussen handelaars. In contracten met consumenten (niet-handelaars) gelden andere regels.

Ook voor het opstellen van uw factuurvoorwaarden, kunnen wij u uitgebreid advies geven dat is aangepast aan de noden van uw zaak.

Hoe factureren?

Laat uw openstaande facturen geen jaren liggen, maar volg uw zaken op zodat uw klanten weten dat u geen bank bent.

Als de vervaltermijn verstreken is, stuurt u best snel een herinnering naar uw klant. Om commerciële redenen doet u dit best de eerste keer niet per aangetekende zending. Als daar evenwel geen betaling op volgt, schrijft u uw klant nogmaals aan, deze keer wel aangetekend (zodat u een bewijs hebt) en ook met gewone post (zodat de brief ook gelezen wordt). Een faxbericht waarvan u het verzendbewijs bewaart, kan ook een goed alternatief zijn.

Wordt hier nog geen gevolg aan gegeven, dan kan u het dossier doorspelen aan ons. Wij sturen opnieuw een aanmaning, zowel aangetekend als gewoon en indien die opnieuw zonder reactie blijft, volgt een dagvaarding.

Hier komen uw factuurvoorwaarden terug opduiken indien die voorzien in schadevergoeding of mogelijks een aantal inningskosten dekken.

Protest

Ontvangt u een brief of factuur waarmee u het niet eens bent, aarzel dan niet om dit met een aangetekende brief te melden. Een mondeling protest volstaat niet en is achteraf vaak moeilijk of onmogelijk om te bewijzen.

Omdat in het handelsverkeer veel gebruik wordt gemaakt van de factuur heeft u als handelaar de plicht binnen een korte termijn (bij voorkeur binnen de maand) te protesteren indien u niet akkoord gaat. Doet u dit niet, dan wordt u geacht de factuur te hebben aanvaard, met alle gevolgen van dien.

Ook hier kunnen wij u van dienst zijn, om onterechte aanspraken kordaat af te wijzen.